Time-to-Hire: Effizienz in der Personalbeschaffung maximieren

In der schnelllebigen Welt der Personalbeschaffung ist eine effiziente und zügige Besetzung offener Stellen ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Die Kennzahl Time-to-Hire misst die Zeitspanne vom Beginn des Rekrutierungsprozesses bis zur finalen Einstellung eines neuen Mit­ar­bei­ters.
Eine geringe Time-to-Hire kann dabei helfen, die besten Talente zu gewinnen, bevor die Konkurrenz dies tut, und gleichzeitig die Rekrutierungskosten zu senken. In diesem Artikel beleuchten wir die verschiedenen Facetten der Time-to-Hire, von der Definition und Bedeutung bis hin zu Strategien zur Optimierung.
Entdecken Sie, wie Sie durch gezielte Maßnahmen Ih­re Personalbeschaffungsprozesse verbessern und so die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit Ih­res Unternehmens steigern können.

Inhaltsverzeichnis
1. Was bedeutet Time-to-Hire?2. Die wahren Kosten der Time-to-Hire3. Wie berechnet man die Time-to-Hire?4. Einflussfaktoren und Heraus­forderungen5. Was ist eine gute Time-to-Hire?6. Wie optimiert man die Time-to-Hire?7. Optimieren Sie Ih­re Time-to-Hire mit uns als Personal­dienst­leister

Was bedeutet Time-to-Hire?

Time-to-Hire ist eine wichtige Kennzahl im Bereich der Personalbeschaffung, die die Effizienz des Rekrutierungsprozesses eines Unternehmens misst. Konkret bezeichnet Time-to-Hire die Zeitspanne, die vom Start des Rekrutierungsprozesses bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags durch den neuen Mit­ar­bei­ter vergeht. Dieser Zeitraum beginnt typischerweise mit der Veröffentlichung einer Stellenausschreibung und endet, wenn ein Bewerber das Angebot akzeptiert und die vertraglichen Formalitäten abgeschlossen sind.
Die Time-to-Hire setzt sich aus mehreren Phasen zusammen:

  • Stellenanzeige und Bewerbungseingang: Der Zeitraum vom Schalten der Stellenanzeige bis zum Eingang der ersten Bewerbungen.
  • Vorauswahl und Interviews: Die Zeit, die für die Sichtung der Bewerbungen, die Auswahl geeigneter KandidatInnen und die Durchführung von Bewerbungsgesprächen benötigt wird.
  • Angebot und Annahme: Der Zeitraum, der für die Erstellung und Verhandlung des Vertragsangebots bis zur endgültigen Annahme durch den KandidatInnen erforderlich ist.

Die genaue Definition und Berechnung der Time-to-Hire kann je nach Unternehmen und Branche variieren. Einige Organisationen berücksichtigen zusätzlich die Zeit für interne Freigabeprozesse und Hintergrundprüfungen, während andere sich auf die reinen Rekrutierungsaktivitäten konzentrieren. Unabhängig von der genauen Berechnung ist die Time-to-Hire ein zentraler Indikator für die Effizienz der Personalbeschaffung und spielt eine entscheidende Rolle für das Employer Branding und die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt.

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Die wahren Kosten der Time-to-Hire

Die Time-to-Hire ist nicht nur eine Kennzahl, die den Rekrutierungsprozess misst, sondern auch ein entscheidender Faktor für die betriebswirtschaftliche Effizienz eines Unternehmens. Eine lange Time-to-Hire kann erhebliche finanzielle Belastungen mit sich bringen, sowohl direkt als auch indirekt. Hier sind die wichtigsten Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:


Direkte Kosten der Time-to-Hire

Stellenanzeigen und Rekrutierungskanäle:

  • Kosten für Jobbörsen: Jede Schaltung einer Stellenanzeige auf beliebten Plattformen kostet Geld. Diese Ausgaben summieren sich schnell, insbesondere bei mehrfachen oder verlängerten Schaltungen.
  • Social Media und Karriereseiten: Auch hier fallen Kosten an, insbesondere wenn bezahlte Werbemaßnahmen genutzt werden.

Rekrutierungssoftware und Technologien:

  • ATS-Systeme (Applicant Tracking Systems): Diese Softwarelösungen sind essentiell für die Verwaltung von Bewerbungen, aber sie sind mit Lizenzgebühren und Wartungskosten verbunden.
  • Videointerview-Plattformen: Gerade in der heutigen Zeit unverzichtbar, aber ebenfalls kostenpflichtig.

Personalkosten:

  • HR-Personal: Die Zeit und die Arbeitsstunden, die das HR-Team in den Rekrutierungsprozess investiert, schlagen sich in Gehältern und Überstunden nieder.
  • Einstellende Manager: Auch die Zeit der Führungskräfte, die an Interviews und Auswahlverfahren beteiligt sind, kostet das Unternehmen Geld.

Hintergrund- und Sicherheitsüberprüfungen:

  • Kosten für Drittanbieter: Diese Überprüfungen sind oft notwendig, aber mit zusätzlichen Ausgaben verbunden.

Indirekte Kosten der Time-to-Hire

Produktivitätsverlust:

  • Überlastung des bestehenden Teams: Während die offene Stelle unbesetzt bleibt, müssen die bestehenden Mit­ar­bei­ter die zusätzliche Arbeitslast tragen, was zu Produktivitätseinbußen und Burnout führen kann.
  • Verzögerte Projekte: Wichtige Projekte können ins Stocken geraten oder Verzögerungen erfahren, wenn Schlüsselpositionen unbesetzt bleiben.

Verpasste Geschäftsmöglichkeiten:

  • Langsamere Markteinführung neuer Produkte: Verzögerungen bei der Einstellung können dazu führen, dass wichtige Produkteinführungen oder Geschäftserweiterungen langsamer voranschreiten.
  • Verlorene Verträge: Ohne die notwendigen Mit­ar­bei­ter könnten potenzielle Geschäfte oder Verträge verloren gehen.

Negative Auswirkungen auf das Employer Branding:

  • Schlechtes Image: Ein langwieriger und ineffizienter Einstellungsprozess kann das Image des Unternehmens als attraktiver Arbeit­geber schädigen.
  • Geringere Bewerberzahlen: Top-Talente könnten sich gegen eine Bewerbung entscheiden, wenn sie von langen Wartezeiten und unsicheren Prozessen erfahren.


Eine ineffiziente Time-to-Hire kann die betriebswirtschaftliche Leistung eines Unternehmens erheblich belasten, sowohl durch direkte Kosten wie Stellenanzeigen und Personalkosten, als auch durch indirekte Folgen wie Produktivitätsverluste und ein geschädigtes Arbeit­geberimage. Es ist daher unerlässlich, den Rekrutierungsprozess zu optimieren, um finanzielle Belastungen zu minimieren und die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt zu stärken.

 

Wie berechnet man die Time-to-Hire?

Die Berechnung der Time-to-Hire ist ein wichtiger Schritt, um die Effizienz des Rekrutierungsprozesses zu messen und zu verbessern. Hier ist eine detaillierte Anleitung zur Berechnung dieser Kennzahl:

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Berechnung der Time-to-Hire


Festlegung des Startzeitpunkts: Der Startzeitpunkt der Time-to-Hire wird üblicherweise mit der Veröffentlichung der Stellenanzeige festgelegt. Alternativ kann auch der Zeitpunkt der ersten internen Genehmigung der offenen Position als Startpunkt dienen.

Festlegung des Endzeitpunkts: Der Endzeitpunkt ist erreicht, wenn der ausgewählte Kandidat das Vertragsangebot annimmt. Dies umfasst die schriftliche Bestätigung durch den Bewerber und die abgeschlossenen Vertragsformalitäten.

Erfassung der relevanten Daten: Sammeln Sie die Daten für alle Positionen, die während eines bestimmten Zeitraums besetzt wurden. Dies umfasst die Start- und Endzeitpunkte für jede Rekrutierung.

Berechnung der Time-to-Hire für jede Position: Für jede besetzte Position berechnen Sie die Anzahl der Tage zwischen dem Start- und dem Endzeitpunkt. Beispiel:
Time-to-Hire (in Tagen) = Datum der Einstellung - Datum der Veröffentlichung der Stellenanzeige


Berechnung des Durchschnitts: Um die durchschnittliche Time-to-Hire für einen bestimmten Zeitraum oder eine bestimmte Abteilung zu berechnen, summieren Sie die Time-to-Hire-Werte aller Positionen und teilen Sie durch die Anzahl der Positionen:


Beispielberechnung


Angenommen, ein Unternehmen hat in ei­nem Monat fünf Positionen besetzt, deren Time-to-Hire wie folgt ist:

  • Position 1: 30 Tage
  • Position 2: 25 Tage
  • Position 3: 40 Tage
  • Position 4: 35 Tage
  • Position 5: 20 Tage

Die durchschnittliche Time-to-Hire würde wie folgt berechnet:

 

Einflussfaktoren und Heraus­forderungen

Es gibt mehrere Faktoren, die die Berechnung der Time-to-Hire beeinflussen können, darunter:

  • Branche: Unterschiedliche Branchen haben unter­schiedliche durchschnittliche Time-to-Hire-Werte.
  • Position: Höher spezialisierte oder leitende Positionen benötigen in der Regel mehr Zeit zur Besetzung.
  • Region: Regionale Unterschiede und Arbeitsmarktsituationen können die Rekrutierungsdauer beeinflussen.

Einige Heraus­forderungen bei der Berechnung der Time-to-Hire können die Genauigkeit der erfassten Daten und die Konsistenz der Berechnungsmethoden sein. Es ist wichtig, dass Unternehmen klare Richtlinien und einheitliche Verfahren zur Erfassung und Berechnung der Time-to-Hire entwickeln, um aussagekräftige und vergleichbare Daten zu erhalten.
Durch eine präzise Berechnung und Analyse der Time-to-Hire können Unternehmen Schwachstellen im Rekrutierungsprozess identifizieren und gezielt Maßnahmen zur Optimierung einleiten.

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Was ist eine gute Time-to-Hire?

Eine gute Time-to-Hire liegt deutlich unter dem deutschen Durchschnitt, welche aktuell bei 148 Tagen laut Statista Auswertung liegt
(im gleitenden Jahreszeitraum von September 2023 bis August 2024). Als Richtwert gilt: Je schneller, desto besser, ohne dabei die Qualität des Auswahlprozesses zu beeinträchtigen. Für viele Unternehmen sind 30 bis 40 Tage ein optimaler Zeitraum, um BewerberInnen durch den Rekrutierungsprozess zu führen. Dabei sollten branchenspezifische Anforderungen berück­sichtigt werden.

Die nachfolgende Grafik von Statista zeigt die durchschnittliche Vakanzzeit von sozialversicherungspflichtigen Arbeitsstellen (ohne Helferstellen) der größten Engpassberufe in Deutschland im gleitenden Jahreszeitraum von September 2023 bis August 2024:

 

Quelle: Statista de.statista.com/statistik/daten/studie/420385/umfrage/vakanzzeit-von-sozialversicherungspflichtigen-arbeitsstellen-ausgewaehlter-engpassberufe-in-deutschland/ 
 

Branchenbezogene Unterschiede



Die Time-to-Hire kann je nach Branche erheblich variieren. In der IT-Branche beispielsweise, wo der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte hoch ist, sind Unternehmen oft gezwungen, schneller zu handeln, was zu kürzeren Rekrutierungszeiten führt. Im Gesundheitswesen hingegen kann die Rekrutierung deutlich länger dauern, da hier oft spezielle Qua­li­fi­ka­tio­nen und umfangreiche Überprüfungen der KandidatInnen erforderlich sind. In der Finanzbranche liegen die Rekrutierungszeiten häufig im mittleren Bereich, da spezifische Fachkenntnisse und regulatorische Anforderungen eine sorgfältige Auswahl der BewerberInnen erfordern.

Positionsbezogene Unterschiede


Neben den branchenbezogenen Unterschieden gibt es auch erhebliche Schwankungen je nach Position. Hoch spezialisierte oder leitende Positionen, wie etwa Führungskräfte oder spezialisierte Fachkräfte, benötigen in der Regel mehr Zeit für die Rekrutierung, da diese Rollen eine genauere und umfangreichere Auswahl erfordern. Einfachere oder weniger spezialisierte Positionen hingegen können oft schneller besetzt werden.
Um wettbewerbsfähig zu bleiben und die besten Talente rechtzeitig zu gewinnen, sollten Unternehmen ihre Time-to-Hire regelmäßig überprüfen und optimieren. Ein gut organisierter Rekrutierungsprozess trägt nicht nur zur Effizienz bei, sondern stärkt auch das Employer Branding.


Bei adesta schneller ans Ziel – Ih­re Time-to-Hire in Bestform!


Im Jahr 2023 konnte adesta eine beeindruckende Time-to-Hire von nur durchschnittlich 19,8 Tagen (= in Arbeitnehmer­überlassung über alle angebotenen Job Branchen hinweg) erreichen. Dies ist das Resultat einer guten Zu­sam­men­ar­beit von adesta und der Unternehmensseite, wo gemeinsames Commitment, Verbindlichkeit und ein optimierter Prozess Hand in Hand gehen.
Das bedeutet für Sie: Wir als verlässlicher Partner an Ih­rer Seite beraten Sie gerne, wie mit Arbeitnehmer­überlassung schnell Fachkräfte gewonnen werden können. Kontaktieren Sie uns und profitieren Sie von unserer Expertise. Gemeinsam bringen wir Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs!

Wie optimiert man die Time-to-Hire?

Die Optimierung der Time-to-Hire ist entscheidend für die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Hier sind einige bewährte Strategien:


Effiziente Prozesse und Technologien

Automatisierung und Digitalisierung spielen eine zentrale Rolle bei der Verkürzung der Time-to-Hire. Der Einsatz von Applicant Tracking Systems (ATS) kann administrative Aufgaben reduzieren und die Kommunikation mit BewerberInnen verbessern. Videointerview-Plattformen helfen dabei, den Prozess zu beschleunigen und geografische Barrieren zu überwinden.

Talent Pools und Proaktives Recruiting


Ein gut gepflegter Talent Pool ermöglicht es, schnell auf qualifizierte KandidatInnen zuzugreifen, sobald eine Position frei wird. Halten Sie regelmäßigen Kontakt mit potenziellen KandidatInnen und aktualisieren Sie Ih­re Datenbank kontinuierlich. Mit­ar­bei­terempfehlungsprogramme nutzen die Netzwerke Ih­rer Mit­ar­bei­terInnen, um geeignete KandidatInnen zu finden und den Auswahlprozess zu verkürzen.

Prozessoptimierung

Durch die Entwicklung standardisierter Interviewleitfäden wird der Vergleich der KandidatInnen vereinfacht und beschleunigt. Effiziente Kommunikation stellt sicher, dass alle Beteiligten zeitnah informiert und involviert sind, wobei klare Kommunikationswege und regelmäßige Updates entscheidend sind.

Klare und Präzise Stellenbeschreibungen


Eine genaue und ansprechende Stellenbeschreibung ist entscheidend, um die richtigen KandidatInnen anzuziehen und die Anzahl ungeeigneter Bewerbungen zu reduzieren. Dies verkürzt die Zeit für die Vorauswahl und Interviews.

Zu­sam­men­ar­beit mit Personal­dienst­leisterInnen

Die Zu­sam­men­ar­beit mit erfahrenen Personal­dienst­leisterInnen kann die Time-to-Hire erheblich verkürzen. Diese DienstleisterInnen verfügen über umfangreiche Netzwerke und Talentpools und können den Rekrutierungsprozess effizienter gestalten. Sie bieten spezialisierte Expertise und können schwer zu besetzende Positionen schneller und effektiver besetzen.

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Nutzung von Daten und Analysen
Regelmäßige Analyse der Rekrutierungskennzahlen hilft dabei, Engpässe zu identifizieren und gezielte Verbesserungen vorzunehmen. Die Implementierung von KPI-Dashboards kann dabei unter­stützen, den Überblick zu behalten und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Schulung des Rekrutierungsteams
Investieren Sie in die Fortbildung und das Training Ih­res HR-Teams. Verbesserte Fähigkeiten in den Bereichen Interviewführung, Kandidatenauswahl und Prozessmanagement tragen wesentlich zur Effizienz und Qualität des Rekrutierungsprozesses bei.

Optimieren Sie Ih­re Time-to-Hire mit uns als Personal­dienst­leister

Die Optimierung der Time-to-Hire ist entscheidend für den Erfolg und die Effizienz Ih­res Unternehmens. Lassen Sie uns Ihnen dabei helfen, diesen Prozess zu verbessern. Als erfahrener Personal­dienst­leister verfügen wir über umfangreiche Netzwerke und Fachkenntnisse, um Ih­re offenen Positionen schnell und effektiv zu besetzen. Nutzen Sie unsere Expertise, um Ih­re Rekrutierungsprozesse zu beschleunigen und die besten Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

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